퇴직근로자 관련 개인정보 보호업무 Q&A

근로기준법 등 노동관계법령에서는 근로자 정보를 일정기간 보유하도록 정하고 있습니다. 퇴직 후 금품청산이나 각종 증명서의 발급, 기타 재직·퇴직 관련 정보를 보관하여 필요 시 사용할 수 있도록 하기 위함입니다. 따라서 해당 정보는 법이 정한 범위 안에 있으므로 합법적으로 보유가 가능합니다.

그러나 이러한 보관의무가 해당 정보를 임의로 사용할 수 있음을 의미하는 것은 아니기 때문에, 이 정보를 사용하시려면 따로 동의절차를 밟으셔야 함은 이전에 말씀드린 바와 같습니다.

Ⅲ 고용종료

Q. 퇴사한 직원의 개인정보는 언제 파기해야 하나요?

A. 퇴사 후 3년이 지나고, 보유기간이 종료된 후 5일 이내에 파기하세요.

√ 근로기준법에서 퇴직근로자의 사용증명서 청구권 행사기간을 3년으로 하고 있습니다. 따라서 사용증명서 발급을 위한 퇴직근로자 개인정보 보존연한은 최소 3년입니다.

√ 단, 경력증명 등 퇴직근로자의 사용증명서 발급을 위해 3년 이상 보관할 필요가 있는 경우, 근로자에게 동의를 받아서 보관하면 됩니다.

Q. 개인정보 파기는 어떻게 해야 하나요?

A. 개인정보가 복구 또는 재생되지 않도록 해야 합니다.

√ 컴퓨터에 저장된 파일 형태일 경우 복원이 불가능한 상태로 영구 삭제하시고, 기록물, 인쇄물, 서면 등의 형태일 경우 파쇄 또는 소각해야 합니다.

Q. 법 시행전부터 보관하고 있던 퇴직자의 개인정보에 대하여 보관에 관한 동의를 받거나 파기하여야 하나요?

A. 경력증명 등을 위한 목적으로 보관․이용하고 있던 퇴직근로자의 개인정보는 해당 목적으로만 사용하는 경우에는 추가 적인 동의 없이 파기하지 않고 이용하실 수 있습니다.

√ 다만 주민등록번호 등 고유식별정보에 관하여는 개인정보보호법 제29조에 따라 안전조치를 해야 할 의무가 있습니다.

√ 퇴직근로자의 개인정보를 이용하여 마케팅을 하는 등 원래의 보유목적과 다른 용도로 이용하시고자 하는 경우에는 동의를 받으셔야 합니다.

요약하자면 개인정보를 관리하는 기본 원칙은 채용-재직-퇴직 근로자에게 모두 동일하게 적용될 수 있습니다. "원칙적으로 수집하지 않되, 필요한 경우 최소한으로 수집, 보관하고, 별도의 동의를 꼭 받는것"이 그것입니다. 정보가 외부로 유출되지 않도록 주의를 기울이며, 위탁이 필요한 경우 서면으로 책임과 의무에 대하여 범위를 정하는 것 또한 중요한 원칙입니다.

해마다 일어나는 대량의 정보유출 문제로 사람들의 관심이 정보보호에 쏠리고 있습니다. 법과 규정을 준수하셔서 발생할 수 있는 분쟁을 사전에 차단하는 지혜를 발휘하시기 바랍니다.

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