근로자 채용관련 개인정보 보호업무 Q&A

지난 8월 개인정보보호법 개정안이 발효되었습니다. 개인의 고유식별번호 - 주민번호 수집 및 보유를 엄격하게 제한하는 내용을 담고 있는데, 그 동안 느슨하였던 입법체계를 좀 더 구체적으로 만들어가는 과정이라 하겠습니다. 기업을 운영하는 사업주나 인사담당자의 경우 개인정보를 제한적으로 수집, 운영할 수 있도록 인사체계를 개편하시고 절차상 문제가 생기지 않도록 엄격한 관리를 하시는 것이 바람직합니다.

오늘은 이러한 개인정보 보호업무 중 채용과정에서 발생할 수 있는 문제점과 대응방안에 대해 집중적으로 알아보겠습니다.

Ⅰ 채용과정

Q. 신입사원 채용을 위해 입사지원서를 받으려고 합니다. 개인정보를 얻기 위해서 지원자의 동의를 받아야 하나요?

A. 민감정보, 고유식별정보를 제외하고 채용을 위해 필요한 최소한의 개인정보에 관하여는 동의 없이 수집할 수 있습니다.

√ ‘계약의 체결’에는 계약 체결을 위한 준비단계도 포함됩니다. (지원자의 이력서 등을 수집․이용하는 경우 등)

   예시 : (연락에 필요한) 이름, 생년월일, 연락처, 주소, (직무능력평가에 필요한)학력, 성적, 자격사항

Q. 주민등록번호도 동의 없이 수집할 수 있나요?

A. 주민등록번호의 수집은 원칙적으로 금지됩니다.

√ 입사지원자의 주민등록번호를 반드시 사용해야 한다면 지원자로부터 별도의 동의를 받아 수집할 수 있습니다.

√ 또한, 수집한 주민등록번호는 암호화해서 보관해야 합니다.

※ 수집 시 별도 동의가 필요한 개인정보

1. 고유식별정보 : 주민등록번호, 여권번호, 운전면허번호, 외국인등록번호

2. 민감정보 : 사상․신념, 노동조합․정당의 가입․탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활 등

Q. 신원 조회를 위해 관련 기관에 입사지원자의 개인정보를 제공하려고 하는데, 별도의 동의를 받아야 하나요?

A. 입사지원자에게 별도의 추가적인 동의를 받아야 합니다..

Q. 입사지원자의 논문, 저서 등의 정보를 인터넷을 통해 수집하려고 하는데 동의가 필요한가요?

A. 불특정 다수가 열람할 수 있는 사이트 등에 공개된 개인정보의 수집․이용에 대해서는 동의를 받을 필요 없습니다.

Q. 인사, 급여 등을 위해 재직 중인 직원의 개인정보를 수집하고 이용하는 경우에도 동의를 받아야 하나요?

A. 임금지급 업무와 같이 관련 법령에 근거 규정이 있는 경우, 별도 동의 없이 수집하고 이용할 수 있습니다. 법적 근거가 없는 경우에는 별도의 동의를 받아야 합니다.

Q. 근로자의 가족 개인정보를 확인하여 적절한 복지혜택을 제공하고자 합니다. 이 경우에는 근로자 가족의 동의를 받아야 하나요?

A. 가족수당 제공, 자녀 학자금 지원 등을 통해 근로자에게 복리후생을 제공하는 경우에는 가족으로부터 개인정보 수집에 대한 동의를 받을 필요 없습니다. 이 경우 반드시 복지제공에 필요한 최소한의 정보만을 수집하여야 합니다.

√ 고유식별정보를 수집하게 되는 경우에는 가족으로부터 별도의 동의를 받아야합니다. 그러나 가족관계증명서 및 주민등록등본 등을 발급받을 때 주민번호 뒤 7자리가 보이지 않도록 처리하여 제출 받는 경우에는 별도의 동의는 필요 없습니다.

채용과정에서 지켜야 할 기본적인 원칙은 법령에 정해진 경우가 아니고서는, 고유식별번호와 민감정보를 임의로 수집해서는 안된다는 점입니다. 또한 수집이 필요한 경우에도 이를 최소한으로 줄여야 차후 발생할 수도 있는 분쟁을 사전에 차단할 수 있다는 점입니다. 꼭 기억해 두시기 바랍니다.

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